Comment tenir une comptabilité d’entreprise

On va voir un à un les différents documents cités précédemment afin de pouvoir différencier le travail comptable quotidien et le travail comptable périodique.

Les documents comptables ou pièces comptables

Les pièces comptables sont les documents émanant des clients, des fournisseurs et des autres tiers (banques, etc.). Ils matérialisent les opérations sur marchandises (bons de commande, factures, bons de livraison, …), les opérations sur les services consommés (factures, bulletins de paiement, …) et les flux monétaires (chèques bancaire, mandats postaux, effets de commerce, …).

Les livres d'ordres

Les livres d'ordres sont des livres d'enregistrement des opérations de même nature. On distingue le livre des commandes adressées aux fournisseurs, le livre d'achats et le livre des commandes reçues des clients. Le livre des commandes adressées aux fournisseurs mentionne le détail des matériels et fournitures requis par l'entreprise, la périodicité de livraison convenue, les conditions de paiements, etc. Le livre d'achats enregistre toutes les factures reçues par l'entreprise à la suite des transactions qu'elle a effectuées avec des tiers (fournisseurs de marchandises, fournisseurs de services, etc.). Le livre des commandes reçues des clients contient l'organisation des commandes à régulariser par l'entreprise : date de livraison, liste des articles, leur quantité et leur unité, le mode de paiement, le délai de paiement, etc.

Les livres comptables

Les principaux livres comptables sont le journal, le grand livre et le livre d'inventaire. Le journal est un livre d'enregistrement des opérations au moment même de sa réalisation, c'est-à-dire au jour le jour. Le grand livre est un ensemble de feuillets de comptes de l'entreprise. Le livre d'inventaire transcrit les documents de synthèse annuels, c'est-à-dire les états financiers. Les états financiers obligatoires pour une quelconque société étant le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Le bilan résume la situation patrimoniale de l'entreprise à un moment donné, tandis que le compte de résultat reflète la portée en valeur de ses activités habituelles. Et l'annexe est un espace de commentaire des informations affichées par le bilan et le compte de résultat.

L'utilisation d'un logiciel dans la tenue d'une comptabilité

De nos jours, la majorité des entreprises assurent leur gestion comptable par le biais d'un logiciel spécialisé. Il existe plusieurs modèles au choix selon le secteur d'activité de la firme, les genres d'informations que les gestionnaires veulent mettre en exergue, et le domaine de compétence du responsable de la tenue de la comptabilité. Certaines entreprises peu importantes se contentent de l'utilisation du logiciel de calcul courant comme le tableur Excel, tandis que d'autres, de taille plus considérable, ne peuvent gérer l'enregistrement et la synthèse de leurs transactions qu'à travers des logiciels de comptabilité les plus complexes : CIEL, SAARI, etc. Pour avoir une vision simplifiée de l'utilisation de ces programmes informatiques, nous avons dressé le principe de base suivant : on saisit les factures d'achats, les factures de ventes, les déclarations de taxes, les pièces bancaires et les opérations diverses dans leur emplacement respectif prévu dans le logiciel. Par ailleurs, les entrées et sorties en espèces seront enregistrées dans le journal de caisse. Puis, on dresse les comptes des tiers par lettrage automatique ou manuel. Ensuite, on élabore le grand-livre afin de pouvoir ventiler les comptes et on vérifie la balance des comptes pour faire sortir les soldes. Les dernières tâches à effectuer sont la correction des numéros de compte, la réclamation des factures ou pièces comptables manquantes, etc., ainsi que l'établissement du rapprochement bancaire dans le journal de banque.